請求書に記載している入金期日を改定しました

事業をされている方はご自身の仕事に対する請求書を発行されることでしょう。その請求書に入金期日は記載されているでしょうか。わたしも請求書を作成してお客様へ毎月お送りしています。そこに入金期日は記載していますが、その記載について今回改めてみました。

※2027年1月31日が期日です。

　入金期日の記載の有無

請求書の様式はそれぞれです。わたしの請求書のように入金期日を記載しているものもあれば、期日はまったく記載しない請求書もあります。どちらが正解というわけではありません。ただ、請求書に入金期日を記載しているとその請求書を受け取った側の意識づけにはなると思います。

請求書に入金期日を記載していると相手先がいつまでに入金すれば良いのかがわかりやすくなります。入金期日の記載がない場合、相手先が入金するタイミングがわからなくてトラブルになるかもしれません。請求書を発行する側は、いつまでに入金してほしいという思いがあるはずです。自社の資金繰りにも直結することですから。そのために入金期日を記載して入金遅延を防ぐようにしましょう。

入金期日を記載していない場合、自社の資金繰りを悪化させてしまう可能性があり、自社の締め日とその入金期日があけばあくほど相手先からの入金のタイミングは遅れます。そして、その間に自社の支払期日が来た場合、入金よりも先に支出がされることになり、資金の少ない状態で支払いを迫られることになります。

こうして請求したあとにその請求額が売掛金になる場合にはその管理も非常に重要になります。今月は入金がないが来月は入金があるのか、この取引先の動向は今後も安定しているのかなど、売掛金がある間はその入金の管理もあわせてしておかなかればなりません。

　入金期日の決め方

入金期日の決め方に特に法律でルールが明確化されているということはありませんので、その期日は任意に設定することができます。”〇日以内にお支払いください”、”△日までにお振込みください”など、多様なパターンがあります。一般的には月末締めで翌月末までの入金期日が多いのではなでしょうか。わたしは当月入金をお願いしています。

自社の資金繰りもありますので、入金サイクルと支払サイクルを確認し、入金期日を決めるようにしましょう。資金繰り表を一緒に作っておくと自社の収支サイクルがよく確認できます。

下請法という法律があり、これによるとフリーランスなどの保護を目的として60日以内のできるだけ早い期間に期限を定めるようになっています。自社が入金される側、支払う側いずれになる場合もありますが、こういった法律もあるので注意しましょう。

わたしはというと、請求書に「発行月の20日までにお支払いください」としていましたが、これでは誤解を招く恐れがあること、結局いつまでに入金すれば良いのかわかりにくいため、はっきりと具体的な日付を表示するように改定しました。わたしの請求書は専用ソフトなど導入しておらず、Excelで作成・発行しています。

　請求書をExcelで作る

専用ソフトを使えば請求書を作成することは可能です。入金期日なども自動で設定できるソフトもあるのでしょう。ですが、わたしはExcelです。Excelだと専用ソフトの導入費用も必要ありませんし、今回改定したように好きなタイミングで好みの形式に変更することができる自由度が魅力です。

請求書の様式は必要事項がすべて明記されていれば形式はどんなものでも構いません。これまでのわたしの請求書では「発行月の20日までにお支払いください」としていた部分を具体的に「〇月△日までにお支払いください」と改定しました。

その入金期日を具体的にするため、関数などを設定しておく必要があります。これを毎月手入力するのはわたしがやりたいことではないので自動で変更されるように設定します。

請求書の発行日はTODAY関数でその日を自動で表示するようにしています。そしてその日付から入金期日の月を取得するようにMONTH関数を設定します。

この赤枠のセルに「＝MONTH（発行日の入ったセルを指定）&”月20日”」と入力すれば、毎月自動的にその月の20日が入金期日として表示されます。その隣のセルは「までにお支払いいただきますようお願いします。」と入力しておけばここは変わりません。
また、赤枠のセルを「＝MONTH（発行日の入ったセルを指定）+1&”月末日”」とすれば月末締めの翌月末入金（9月末日）とすることもできます。

このように自由に請求書を設計できるというメリットがExcelにはあるのでおススメです。専用ソフトにお金を払うのもな、なんて思う方はチャレンジしてみていただければ。