電話は苦手なので使いません

電話はわたしの苦手なもののひとつです。わたしのお客様にも電話は基本的に使いませんとお話ししています。どうしても電話でないといけないような緊急時には使用しますが、通常はメールなどで連絡をとっています。税務署や銀行など、なかなか電話しか対応してもらえないところと連絡するのはわたしにとってはつらいことです。

※電話がないさつきとめいの家。

　なぜ苦手なのか

いつからでしょうか、気が付いた時には電話が苦手になっていました。そういえば学生のときお付き合いしていた方に電話で連絡するのもなんだか苦手で連絡するのを迷っていたことを覚えています。こういうときは好きなことを話せば良いので気が楽なのでしょうが。

まず第一に電話での説明がヘタなのが大きな理由です。お客様にいろんな説明をすることがありますので、説明をしたことがないわけではなく、またありがたいことに説明がわかりやすくて納得できたなどのお声もいただいたことはあります。ただ、電話になるとなぜか説明がうまくできないのです。

電話は通常の会話でも、何かを説明しているときでも電話独特の”間”が気まずくなるのも苦手な理由です。対面の会話での”間”と電話での”間”が違う気がするのはわたしだけでしょうか。お互いの会話が止まったときの受話器から聞こえる無音、もしくは相手側の周囲の音、何か話さなきゃと思って余計に何も出てこないという状態に陥ります。そのときに相手が良いタイミングで次の言葉を紡いでくれると助かるのですが、そうそう思ったテンポで会話は進みません。

回線状況が悪く相手の声や言葉が聞き取りづらいときも非常に困ります。何度も聞き返すと顔の見えない相手が怒り出すのではないか、怒らないにしても気分を害するのではないかと考えてしまいます。

さらに独立してからはひとりですべてのことに対応しているので、そもそも電話に出られないことも多くなりました。お客様と面談しているときには電話の着信があっても出ません。今のお客様はそのあたりをご理解いただいているのでそうそう電話がなることはありませんが。

　ほかの連絡方法

電話が苦手な分、ほかの連絡方法で対応しています。スマホ、パソコンどちらでも確認することができるGmailをメインにしてお客様と連絡をとっています。基本はGmailですが、お客様によってはスマホの（iPhone）のメッセージ、LINEやChatWorkなどで連絡を取る方もいらっしゃいます。

電話は苦手ですが、文章を送ることは問題ないので、テキストでご連絡し、お客様もタイミングの良いときにその返信をいただくという流れです。

こういった方法で連絡をとっていますので、勤務時代でよくあった電話で連絡をいただいたけれどちょうどその時間は外出していて対応できなかった。帰社してから折り返しの連絡を入れたが、今度は相手先が不在にしていた。そしてこちらが集中して仕事をしているときに再度折り返しの電話が鳴る‥、ということは今はありません。税務署などの電話しか使えませんよ、というところを除いては。

　伝えることの研究も必要

メールなどでご連絡いただいた場合は、基本的に翌営業日中には返信するようにしています。また、Gmailは迷惑メールフィルターが優秀であるがゆえに大切なメールまでときに迷惑メールと判断されることもあります。それを知っているので、望むメールが迷惑メールなどに紛れ込んでいないか毎日確認も欠かしません。

メールでの連絡については、相手先を間違えていないか不安になることもあるでしょう。わたしはメールで連絡するときは、新規作成でまず内容から書き始めます。内容に間違いないか確認出来たら次に件名を入力、最後に宛先を選択し、内容に入力している相手の氏名、名称と宛先に表示されている氏名、名称が一致していることを確認して送信します。

これだけでも誤送信を防ぐことができますが、さらにGmailの場合は送信を遅延させる設定があります。最大の送信遅延30秒を設定しています。誤って送信した場合など30秒間は送信を取り消すことができますので、慌てずに元に戻すとすれば誤送信されません。

基本的にテキストで連絡を取り合うので、こちらからの連絡に関しては読んだだけで伝わる言葉を選んでいるか、確認事項のすべてをお答えいただけるような文書になっているかなどの研究も必要です。できるだけメールの往復を増やさないようにすることもお互いにとって必要な心遣いかと。