紙は安全、データは危険という神話

お客様からお預かりするものには紙の書類が多いですが、わたし自身は紙の書類を使わないようにしています。
とはいえ、相手先によっては紙の書類でないと受け付けてくれないものもあります。紙の書類や郵送は良しとされるのに、電子的なデータやメールで送付することはNGという状況があるのです。
それぞれについて考えてみました。

※紙のスコア。

　公的機関に多い

これまでの経験上、金融機関、県や市などの官公庁、税務署などは紙で提出してくれなきゃ、というスタンスが多いように思います。
もちろん、税務申告などはどんどん電子で提出できるようになっていますので、全てが紙というわけではありません。
こういったところでも「データでもOK」を出してくれることもあるので、そのときは非常に助かります。

以前お客様のデータをとある機関に提出する際、提出すべきものをすべてデータにして提出したことがあります。
ところが、そのうちの一部は、「データではダメです、紙で提出してください」と言われ、差し戻されるといったことがありました。
せっかく電子データで提出できる土壌があるのに、こっちはOK、あっちはNGなんて「もったいない」と思いました。もちろんわたしが持参するのが面倒くさいと思う気持ちもありました。

また、急ぐ書類を別の機関に1ヶ月前に依頼していたのですが、その書類が約束した日に届かないことがありました。問い合わせると「郵送したけれどお急ぎならメールもしましょう」と添付してくれたのですが、「いや‥、最初からメールでええやん」と思うのはわたしだけでしょうか。

　紙が安全、データは危険という思い込み

紙で渡す方法としてはどういったものがあるでしょうか。郵便、FAX、対面持参などでしょうか。通信環境が今ほどない時代、”紙の場合は安全で、データの場合は危険”という神話（？）がありました。

果たして、本当に紙が安全だといえるでしょうか。
郵送の場合は、受け取った郵便物がどこかへ紛れ込んだり、紛失してしまう可能性があります。先ほどのわたしの例のようになかなか郵便物が届かないということも現実にあります。

FAXの場合だと送信先を間違えるということもあり得ます。FAX番号1つで違うところに送信するとことができてしまうので絶対に大丈夫とは言えないでしょう。
実は、わたしも送信先を間違えてしまったことがあります。

では、対面で持参するのが一番安全でしょうか。
持参するときに落としてしまうリスクはあります。車で移動する場合には少ないでしょうが、公共交通機関やタクシーなどで忘れてしまったということも聞いたことがあります。
相手方が対面で渡された資料を紛失するリスクもゼロとは言えません。担当者が預かった資料を誤ってシュレッダーにかけることもあるかもしれません。
恥ずかしながらわたしも間違えてシュレッダーにかけてしまったことがあります。

そう考えると、必ず紙が安全だとは言い切れないのではないでしょうか。
もちろん、メールなどでデータ送信するのが一番安全だとも思ってはいません。
いずれにしろリスクはあるということです。

　保存することも考える

紙の書類であっても、電子的なデータであっても残しておかなければならないものはどこかへ保存する必要があります。

紙の場合には、ファイリングが必要でしょう。
勤務時代もファイリングしている資料がたくさんありました。古くなった紙の書類はシュレッダーにかけたり情報漏洩に注意しながら廃棄しなくてはなりません。
ほかにも災害などによる書類の破損も考えられます。
わたしはこういった紙の整理が苦手です。プライベートの書類は妻に任せっぱなしで‥。

データの場合でも保存する場所は必要です。
保存場所の容量確保も必要ですし、保存したデータ自体が迷子になる、そもそも保存した場所がわからないといったことがないように注意しなくてはなりません。
ただ、データであれば保存した後に検索することができます。
当然、検索できるような名称をつけて保存することは言うまでもありませんが。

いずれの方法を選択するにしても、リスクがないということはあり得ません。
とはいえ、紙では不可能ですが、データの場合は受け取ったデータをそのまま利用できることを考えると、それは大きなメリットになるのではないでしょうか。

これまで紙でのみ対応していたいことであっても、データを活用することで効率化が測れるものもあるのです。
まずはデータにできそうなもの1つから始めてみませんか。