早めに準備することの大切さ

子どものときから事前に準備をしておくようにと何度も大人に教えられました。こういった耳の痛い忠告は大人になったら身に染みるものなんですよね。

※事前準備万端のときはこんな笑顔になるのかしら

Contents

1 　事前準備には何をするか
2 　進行中にも準備するものはある
3 　リスト化して準備することを可視化する

　事前準備には何をするか

みなさんは旅行などに行くとき、何日も前からその旅行の準備をしていませんか。きっと多くの方は、何度も事前の準備や、頭の中でのシミュレーションを繰り返して不足しているものがないかどうかを確認していると思います。

税理士は税務に関する仕事をさせていただいており、税務署などへの申告が毎年あるものですが、この事前の準備が遅いとお客様の税務申告が遅くなることがあります。申告期限ギリギリになってしまう可能性があるため、事前の準備は特に必要です。

事前の準備でわたしがよくすることですが、前回の確定申告でお預かりしたデータや資料と全く同じものを準備していただけるよう早めのお声がけと、まさにその前回お預かりした資料のコピーなどをお渡しし、それに基づいてお客様に早めの準備をしていただくようにしています。
あら不思議、これ一つだけでも最終的な納品のスピードは変わってくるのです。

　進行中にも準備するものはある

税務申告は特に決算のときのお話になりますが、年度の進行中にも準備するものは当然あります。

例えば、通常にはないイレギュラーな取引などがあった場合は注意が必要です。この取引に関する資料をお預かりして、さあこれで一安心と思っていると税務申告の段階になってその資料だけでは不足があるなどということはこれまでに何度も経験しました。
こういったところもやはり事前準備が必要なのです。イレギュラーな取引があった場合にはその取引に関する資料やデータの一切を早めに確認することが何よりも重要です。

そのため、資料を確認したらそれに関する申告書類などは事前にできるところをやっておこうという意識を持つようにしています。先にこの部分だけでも仕上げて必要な申告書類などを作成してみると意外とまだ不足していたということも出てくるものです。
こういったこともやっておくとデータや書類の預かりもれを防ぐことができます。

　リスト化して準備することを可視化する

お客様との打ち合わせの時に必要な資料をいつも完璧にそろえることができるのであれば問題ないのですが、例えばこれまでにもその準備をする時間が取れずにいると、お客様に説明するための資料が足りないという経験もしています。

その事前準備の一つとしてリストを作成するということも方法の一つです。お客様を訪問する前に持参すべきもののチェック、お話しすることのチェック、お預かりするデータのチェックなど、そういったことを可視化することにより”忘れ物”を防ぐことが期待できます。

現在わたしはWordでリストを作成し、それに基づいて持参するものなどをリスト化していますが、この欠点はパソコンを起動しなくてはならないということ。
そこで最近思いついたのが、以前のブログでも紹介したGoooglekeepです。こちらだとパソコンだけでなく、スマホでも同じように確認、使用することができますので、外出前のリストによるチェックなどしやすくなると思います。