業務に必要な契約書、今では電子的に契約書を交わすことが可能です。今回は、実際にその電子契約書を試してみました。
※契約書のイメージ
電子契約書ってどんなもの？
契約書は書面で交わすことが一般的だと思いますが、今のデジタル化の世の中、契約書も電子化できる方法があります。電子化にすると保存場所を取らない、検索しやすい、印紙が不要になるなどのメリットが考えられます。
わたしも独立してお客様と契約を交わすことがありますので、この電子契約書を導入してみることにしました。電子契約書のシステムはいろいろありますが、わたしが選んだのはmysignというものです。ほかにも有名なシステムもたくさんあるのですが、わたしがこれにした理由は、まずローコストであること。フリープランが用意されており、月額利用料が無料であったり、契約書を送信する際にも無料で送信することができます。署名方法の種類が多いことやQRコードで契約をすることができることも特徴です。
契約書の作成方法と送信方法
実際に契約書を作ってみます。
まずはWordなどで契約書の原案を作成します。作成後、PDFとして出力し、デスクトップなどへ保存しておきましょう。
mysignで新規登録、メールアドレス、パスワードを設定して利用開始をします。
するとダッシュボードなるものが作成されますので、この左側にあるメニューから契約書を準備していきます。
契約書を準備、をクリックすると画面中央に書類のアップロードと表示されるので、先に作成しておいたPDFの契約書データを選択します。
必須項目である書類タイトルを入力して次へ進みます。
次の画面で送信者には自動でご自身のメールアドレスが登録されていると思いますので、相手方のメールアドレスを入力します。
次に進むと下のような画面になりますので、選択肢から押印などを選択して矢印のように押印をする場所へドラッグします。今回の場合は、項目の詳細設定で相手方の名称を入れます。これが相手方の電子的な印鑑になります。
同様に送信者である自分側にも押印などを選択してドラッグします。
これが完了したら、相手方のメールアドレスなどに送信します。
あとは、相手方が内容を確認、押印していただければ契約書は完成となります。
プランをどうするか考える
このシステムに限りませんが、料金プランなど複数存在します。
今回はフリープランなので仕方ないのでしょうが、月に2件しか送信することができません。ほかにも月額1,980円で月10件まで、月額6,270円で月30件までなどのプラン（執筆時点での税抜き金額）がありますので、ご自身にあったプランを選択していただければ良いと思います。
わたしのように最初からたくさん契約する必要がないのであれば、フリープランから始めても良いと思います。それで不足する場合には10件単位でスポット購入できる機能もありますので、たまたま今月だけ契約が多い場合などその状況にあわせてうまく使えば、コストが固定的に発生することを抑制することもできるのではないでしょうか。
- 直近の出来事
半分ビジネス、半分プライベートのお付き合いをさせていただいているお客様と独立後初めての打ち合わせをさせていただき、ちょっと感動しました。
