クラウドシステムをお借りする

ITが苦手な方もいらっしゃると思います。わたしのお客様にも苦手な方はいらっしゃいます。
それでも必要なITについてはついていこうと努力していただいている方、できる部分だけはやりますというスタンスの方、それぞれですが、可能な限りのご対応をいただければそれで良いとわたしは考えています。

アナログではないやり方はいろいろありますが、お客様からデータをいただくという点から書いてみます。

※クラウドはどこにある。

　脱アナログの一環として

まだまだ紙を使っての帳簿作成や資料作りは多いものです。100%ペーパーレスはなかなか難しいものかもしれません。
それでも少しずつ、これまで紙に手書きでやってきたというのをITを使ったものに移行していただくことのお手伝いもしています。すぐに全部、ということではなく少しずつできるところから、というスタンスです。もちろんすぐに対応できる方はそうしていただいている方もいらっしゃいます。

ずっと手書きで記帳をしてきた方にとっては、会計ソフトにデータを入力していただくことはなかなかハードルが高いことでしょう。会計ソフトはソフトごとに違ったクセがあるものなので、それに慣れるのにはどうしても時間がかかります。
わたしには何ともないことでも初めてのお客様には「なんだこれ、全然わからん」となることも多いものです。
とはいえ、実はわたしも会計ソフトが好きではありません。使い方が違いすぎるのもイヤですね。

いきなり会計ソフトでなくても良いと思っています。会計ソフトじゃなくても何とかなりますし。
例えば少しExcelは触ったことがある、という方であればその方用にデータを入力していただきやすくするためのものを提供することはできます。
実際に現金出納帳を手書きからExcelに入力するように変更していただいたこともあります。Excelを触ったことがあるという前提で。

紙に書く方が早いと言われるかもしれません。確かに最初はスピードが違うでしょう。ただ、人間慣れるとスピードはどんどん上がりますし、そうなりたいと願う熱量があれば問題ないと思います。

紙の場合は一定の保存場所も必要になっていきます。よくある日計表形式の場合、1日1枚の紙が必要なので、1年でもそれなりの量になるはずです。その紙の資料が何年分ともなると、保管場所が問題になるでしょう。これまでもそういった方々を見ています。

　メール添付ならなんとかできる

少しずつITを使ってアナログからデジタルに移行していただいた場合、もちろんそのデータの受け渡しもITを使っていただかなくてはなりません。

データの受け渡し方法はいろいろあると思います。勤務時代は完全JDLでしたので、専用のシステムを介してデータの受け渡しをしていました。なかなか良い機能だったと思います。
現在のわたしはというと、そのシステムを導入していないため同じことはできません。

ただ、データはほかの方法で受け渡しをすることが可能です。比較的始めやすいものとしてはメールでやり取りする方法でしょう。お客様からデータをメール添付して送っていただくことは多いです。
パスワードを設定して送受信することも可能ですので、そのあたりも設定しつつ。

メール以外にクラウドシステムを使ってやり取りする方法もあります。メールの場合はなじみがあることが多いですが、クラウドシステムはそうでない方も多いです。そのため、どの方法を使うかはお客様とお話ししながら決めていくことにしています。

　クラウドを貸していただく

LINEはするけどメールはほぼしない、というお客様もいらっしゃいます。LINEは連絡手段としては良いのですが、データを送受信するのには好ましくないでしょう。パソコンで処理するためにはLINEだと少々手間が増えて面倒くさいですし。

とはいえ、お客様のパソコンにUSBメモリを挿してデータをいただき、わたしのパソコンにデータを移すということも美しくありません。今のわたしのパソコンにはUSB-C端子しかないということもあり。

先日、お客様のデータをいただくときにこの問題をどうしようかと考えました。そのお客様はGmailをお持ちでした。ほとんどメールは使われないそうですが。
ただ、Gmailをお持ちということはGoogleDriveもお持ちだということ、それをお借りしようとお話ししました。実際、GooogleDriveはほぼ何も登録されておらず、基本的に使うことはないとのことでしたので、そこにこちらでデータを登録してわたしに共有させていただくということを実施しました。

一連の流れを覚えていただくのも良いのですが、毎月1度いただく程度の頻度であり、訪問もしていますので、結局わたしがお客様のパソコンを操作してデータをいただくという形に落ち着いています。
もちろんこれは信頼関係がないとできないことですので、まずはそれを構築していくことが絶対条件ではあります。

ITに苦手意識を持っていても何か対応できることはあるものだと思います。できる部分を双方で探っていくことからでしょう。GoogleDriveは持っているのに使ったことがないという方は意外と多いものだと思います。気になる方は少しでも触ってみていただければ。