相手に説明することが多いため、文章を書くことが多いです。
みなさんは、文章を書くときどんなことに気を付けていますか。
※相手のことを考えて選ぶお菓子
書いた後に読み返してみる
とあるお店のサービスを受けたときのことです。
サービスを受けましたが、その日は仮設置となり、後日正式なものを送付するのでご自身でそれと交換してください、と言われました。
数日後、確かに正式なものが届きそこに記載された内容を実行しようとしたのです。
お店が作成した書類が同封されており、「正式なものを仮設置した場所と同じところに設置してください。」と書かれています。
ここで、ん？と思いました。
同封された資料がもう1枚あり、そちらには、「制度が改正されましたので、設置場所はこちらに記載したようにしてください。」と仮設置場所とは違う場所に設置するよう書かれていました。
2枚目の書類はお店ではなく公的機関が作成した書類なのでしょう。2つの資料、書いてあることが微妙に違ったのです。
プロであるお店の書類に従っても間違いではないかもしれないけれど、公的機関の作成した書類と違えばいつか指摘されるかもしれない。どちらにすべきか考えて悩んでしまいました。
一般の事業者に限らず、公的な機関が作成した文章でも誤りがあったり悩むような記載があったりします。こういった文章を読むと、自分が理解力に乏しいのか、あるいは、作成した方が読み返すことなく渡しているのかとスッキリしません。
わたしも文章を書きますので、書いた後には何度か読み返してみます。すると誤りがあったり案外自分でも意味のわからない文章になっているなと気づくものです。
整合性はとれているか
わたしは「まず思いついたままに」、「伝えなければならないことをもらさないように」という文章の書き方をします。その後読み返して構成を練り直します。（文章を書くのが上手な方は方法が違うのかも…）
・意味がわかる文章か
・自分の伝えたいことが相手に伝わる内容か
・文章に整合性はとれているか
わたしの経験談では、お店の書いた文章と公的機関の作成した文章で整合性がとれていなかったので悩んでしまう結果となったわけです。他者が作成した書類だけでなく、お店独自の書類も作って同封するのは素晴らしいことだと思います。そのお店の文章を読み返し、もう一つの書類の内容も確認できていれば整合性をとることができ、ユーザーを悩ますこともなかったのです。
さらにそのうえで
ケースバイケースですが、わたしは文章だけで終わらせず、さらにそのうえでイメージが湧くようにビジュアルを合わせることがあります。
例えば確定申告でお客様にお願いする資料やデータがありますが、言葉だけでなくビジュアルでもわかるように前年分のデータを保存しておき、それをお渡しします。デジタルで対応できる方は写真データやPDFなどをお渡ししますし、そうでない方には紙媒体でお渡ししてきました。
そうすることでやるべきことがさらに明確になるものと思っています。
文章一つをとってみてもそうですが、こういったことが相手の立場にたって考える、ということなのではないかと考えながら、今回もブログをしたためました。
