誰と話をしていても、おや？と思うことがあります。
※みんなの共通認識、赤信号
同じ話をしているつもりが別の話
家族や友人、そしてお客様と話をしている時、○○のことについて話をしているつもりでした。話はどんどん進み、「そうそう、そうだよね」と思っている時に、ふと、「おや？それは何のこと？』となることがあります。
最初からか、途中からなのか、話が微妙に食い違っているのです。共通の認識で話し始めていたのがどこからかお互いに違う方向へ歩いている、そんな経験はないでしょうか。
お客様の決算などをさせて頂くとき、必要な書類やデータをお願いします。「この計算に関する明細書が必要です。」とお伝えし、「ああ、あの書類ね。」とお答えいただき、これで大丈夫と思っていると、”計算内容のわかるもの”ではなく、”契約のお知らせ”だったりします。このように、共通認識が成り立っていると思っていたのに、実は微妙に違うところを見ていたわけです。
略語を使わない
特に仕事の中でのことが多いかもしれません。私が仕事をする業界では専門用語が多く、長く、そして難解な言葉も頻繁に登場します。この業界では”年末調整”を”年調”と、”償却資産”を”償却”と省略することがあります。
私も、業界の慣例や職場の中での通例になっている言葉をついつい使ってしまうことがあります。なるべくそう言った言葉は使わないようにしているのですが、それでもたまに口をついて出ることがあります。
この略語が正しい意味で伝わっていれば良いのですが、あらぬ方向に行ってしまうと先ほどのように話が食い違ってしまうことの原因の一つです。
どこまで確認するのか
家族や友人との間であれば笑い話で済むことかもしれませんが、これがお客様との仕事の話の場合、時には思わぬミスやトラブルにつながる可能性もあります。
そのため、特に専門用語は乱用せずに、難解な言葉はできるだけ噛み砕いて、他の言葉に代用しながら、話の方向性が望まぬ方向へ行っていないか確認することが大事です。
対面であれば、お互いの表情を読み取りながら相手の立場に立ってその言葉で良いのか、本当に伝わっているのか、比較的わかりやすいです。メールなどの文面は特に注意が必要になります。
口頭や文書、会話の記録など、確認の方法は一つだけではありません。全てのことを一言一句確認することは時間的にも不可能かもしれませんが、ここぞという時には多めに時間をかけて確認することが、人間関係や仕事を円滑に進めていくうえでの潤滑油になるのかもしれません。
