仕事の8割は段取りで決まる

役所に提出するはずのとある書類に複数名の印鑑が必要でした。押印はうまくないので苦手です。そしてこの書類にはわたしの印鑑も必要であり、提出するのもわたしなので自分の印鑑は後回しにしていました。先にわたし以外の方の印鑑をいただきに行ったとき不在の方があり、結局その書類を預けて帰るハメに。

このとき、わたしが事前に押印しておけばその場に不在の方が押印した段階で、そちらから提出していただくことも可能だったのに、押印後の書類を再度預かり、自分が押印して提出するという二度手間をしてしまったのです。
押印が苦手だからと後回しにした結果、提出するまでに時間がかかってしまいました。

※二度手間で時間を余計に使ってしまった。

　わたしの失敗

冒頭の話のほか、税務申告についての失敗もありました。
お客様の決算月にあわせて税務申告に必要なデータなどご準備いただきたいものを見える化して、わたしはお伝えするようにしています。

これをそれぞれのお客様にあわせた形でお伝えするのですが、このお伝えすること自体を忘れていたことがあります。お客様によってはこちらがご連絡しなくてもいつものことだからとご準備いただくケースもあります。
ただ、このときはお客様の経理担当者が変わったこともあり、いつもより細かくお伝えしたほうが良かったのですが、そのことを忘れてしまっていたのです。

結局、税務申告自体は申告期限に間に合いましたが、最終のご報告、いわゆる納品が想定より遅れる事態になってしまいました。
しかも、進捗状況がいつもと違ったため、確認が増えたりと多くのムダが生じてしまいました。

冒頭の話でも先方から戻ってくる資料の確認があったりとやはり余計に時間がかかることになります。

　段取りが良い場合の効果

段取りがスムーズに進んでいるときにはどのような効果が生まれるでしょうか。
まず第一に時間にゆとりがあるわけですから、あせる気持ちが出てくることがありません。ギリギリに何かをするときはあせる気持ちが別の失敗を生んだりしてしまうものです。出発の時間ギリギリに準備をして、あわてて外出したら忘れ物をしてしまった、という経験は誰にでもあるのではないでしょうか。

時間にゆとりがあると確認を複数回することができます。これによりミスを防ぐことができたり、忘れ物をしないという効果が生まれます。
税務の話でいえば申告自体が早期に完了することで納税までの猶予もできますし、もっと言えば事前の準備で納税額までおおよそ把握できていれば申告、納税とすぐに完了させてもそれが予定通りなので何もあわてることがないわけです。

それがさらに次の仕事にいち早くとりかかるための準備にもなりますので、相乗効果を生むことが期待できます。

少し乱暴な書き方になりますが、税務申告が期限よりも早めに完了しており、仮にその申告内容に誤りがあることが判明した場合、期限内であれば再度申告することも可能になります。これはそもそも誤りがないにこしたことはないのですが。