今日登録するデータは未来のわたしへのメモ書き

仕事でもプライベートでも過去の記録を見返すことがあります。記録を残したときは新鮮な情報と経験したての頭と体がたくさんのことを覚えているものです。
しかし、さかのぼって過去の記録を見返そうとしたとき、「あれ？どこいった？」ということは起こり得るものです。
今回は、そんな記録の保存についてというお話です。

※建物があったという記録。

　カオスになる理由

我が家では子どもが小さいときからムービーで動画を撮ってきました。今ではスマホの性能が飛躍的に上がり、動画をスマホで撮影する方が多いと思いますが、我が家は今でもムービーを使って撮影しています。
イベントごとにムービーを引っ張り出して、撮影する係はいつもわたしです。何年も担当していることなのに、写真もさることながらムービーの撮影も一向に腕が上がりませんが。

そしてこのムービーで撮影した動画はどうするかというと、ある程度撮りためたものをパソコンに移し、Blu-rayに焼き付けて保存をしています。DVDからBlu-rayになったのも最近ではありますが、こうして我が家の記録を撮りためています。

先日、重い腰を上げ、たまった動画をBlu-rayに移行するという仕事に手を付けました。
まずは過去のBlu-rayを探し、どこまでの動画を移行させたか確認します。
ここで困ったことが起こりました。Blu-rayにはかなりのデータが収録できます。それを前回実行した際に、ここまでのデータを入れていると自分でメモ書きをしているのですが、このメモがなんとも中途半端に書いていたので、本当にここまで収録されているのかと自分に対し疑心暗鬼になってきました。

結局そのBlu-rayを再生して内容の再確認、メモと照合して今回のBlu-ray作成はここから収録するという開始点を見つけるハメになりました。

いろんなお客様のデータも同じことが言えます。勤務時代大きなサーバーがありましたが、そこへお客様のデータだからとただただ保存していくとあっという間にカオスの出来上がりです。
あとから探そうとすると、まずそのデータがどこにあるのかを探さなくてはならないのです。

つまり、データの場合は紙の書類とは違って簡単に保存でき、そして場所も取らないというメリットがあるため、とりあえず保存する、適当なタイトルのまま保存する、といった行為からカオスになっていくのです。

　わかりやすいタイトル付け

データの保管場所がカオスにならないことは仕事をするうえでも重要です。そのためには、やはり一目見て登録されている内容がわかるタイトルを付けておくということが欠かせません。

フォルダも最初は「新しいフォルダ」という名前が自動的に選択されますが、まずはこのおおもとのフォルダから適正なタイトルを付けておく必要があります。そしてそのフォルダに登録するファイルも気を付けなければいけません。わたしも過去にやったことがありますが、ありがちなのが「〇〇最新版」とか、「△㈱　2」といったタイトルを付けることです。

このようなタイトルがひとつならまだわかりますが、こういったものは後から再編集することも多く、そうすると最新版の最新版とか、2で終わらず、3、4というようにどんどん増殖していきます。

これを防ぐために、事業年度や日付、内容などをタイトルに含めておくと後から検索もしやすくなるのでおススメです。
例えば、A株式会社の3月決算に関するファイルであれば、「A株式会社　202703期」としておけば”A株式会社”でも検索できますし、”202703”でも検索することが可能です。

また、役員報酬の改定に関する議事録を登録する場合などは、「A株式会社　役員報酬増額改定議事録　202609」などとしておけば、議事録でも検索が可能ですし、ファイルを開かずともタイトルだけで内容がわかります。

こういった自分なりのルールを少し決めておくだけでカオスになることを防げますし、検索すれば目当ての記録を探すことが簡単にできるわけです。
わたしのお客様にもデータを保存するときにはおススメしています。

　後から見る自分のために残す

そもそも何のために記録を残すのでしょうか。
今登録して満足している自分ではなく、後からその記録を見るかもしれない自分のために残しているはずです。記録を残したその時点では、しっかりその内容もどこに保存したのかも覚えていることでしょう。
ただ、3ヶ月、半年、1年と時間が経過していけば、その事実があったことは覚えていたとしても、その記録をどこにしまったかわからなくなるものです。

だから、そのときの自分のためではなく、未来でそれを探すかもしれない自分のために、後から見てもすぐにわかるようなタイトルを付けて保存しておくことが必要なのです。
わかりやすいタイトルを付けるということは、自分へのメモ書きであることと同じです。

今日登録したそのデータ、未来の自分が迷わなくてすむタイトルになっていますか。