日々雑に仕事をしているわけではありません。それでもやはり自分の時間に余裕がないときは十分な確認ができずにミスをすることがこれまでにもありました。そのためのチェックリストなどを自分で作成し、可能な限り少ない時間でできるような工夫をしています。
それでもやはり”忙しい”と自分が少しでも思うときにはミスや二度手間が増える可能性があるため、その感覚が生まれたときには気を付けないといけません。
※せわしなく動くハトたち。
仕事が多いときのミス
人にはそれぞれキャパシティがあります。わたしはあまりキャパが大きい方ではありません。やらなければならないことが多いと、いっぱいいっぱいになりがちです。仕事が多すぎるとうまくいかないことが増える気がしています。
勤務時代は今の数倍の仕事を抱えていました。自分でもよくやっていたなと思います。仕事の量が今より圧倒的に多いので、当然仕事にかける時間も長くなってしまいます。朝は8時前後から職場に出て、遅い日は子どもが寝てから帰ることもありました。
いわゆる繁忙期ともなればさらに勤務時間は長くなり、土曜日出勤も当然のようにありました。会計事務所の業界ではよくあることですが、わたしは正直つらかったです。自分の時間を持つことがなかなかできないことにつかれていました。
長時間働いても、仕事量が多くてもキャパが大きい方は問題ないのでしょう。これしか仕事ないんだからできるでしょ？といわれるかもしれません。ですが、わたしにとって仕事量が多く、時間がない状態ということは”違和感を大事にできない”ということにもつながります。
仕事をするうえで感じる”違和感”は大事にしたいと考えています。この違和感を感じたときはその仕事に何かがあるというサインだととらえるようにしているのです。それが、時間が足りなくなると確認が十分にできず、自分が発する違和感をスルーしてしまいます。つまりそれがミスにつながるのです。
スケジュールに余白を持たせる
ミスにつながらないようにするためには、その確認をするだけの時間が必要です。仕事が締め切りギリギリにならないように早め早めにお客様へ連絡することも必要でしょう。この連絡などが遅くなったり、事前準備を怠ってしまうと二度手間が生じたりします。
例えば、税務申告があるのであれば、当然その申告期限より前、決算前や決算月にはその申告にあたり必要なデータ等はお伝えしておく、前回の控えなどをお渡ししておくことでお客様も事前準備が早くできるはずです。
これらができているとスケジュールに余白ができるので、締め切りぎりぎりになって焦ることもないですし、確認の時間も十分にとれるでしょう。余白の時間がある場合、違和感を覚えたとしてもその違和感の正体を突き止めることができ、ミスの誘発を防ぐことにつながります。
ひとりで対応することの限界
時間の余裕を作るためにはそれなりの行動が必要になってきます。わたしのようにひとりで仕事をしている場合はそれぞれの業務に対応するのもひとりですので、ひとつひとつの業務にはそれなりの時間が必要です。
今わたしは、お客様への訪問、会計業務の記帳代行と確認、お客様へ数字などの説明、税務申告、ダイレクト納付などの納税手続き、わたしの報酬の請求書作成と送付手続き、制度改正などへの対応と一通りのことを自分で行います。
この中で特に時間がかかるのが会計業務の記帳代行と税務申告です。税務申告は誰か（人・AI等）に任せることができない仕事ですし、任せるつもりもありません。ただ、会計業務の記帳代行については完全に手放す、お客様ご自身に任せる、何らかのツールで省力化を検討するということが考えられます。
どんな仕事でもそうですが、効率化することはひとり仕事の場合、重要なカギとなります。会計事務所はこういった記帳代行業務も仕事のひとつですが、わたしはご自身で経理することをおすすめしていますし、その方が自社の状況もよくわかると思っています。経理とは経営を管理するということ。そのことをお伝えしつつ、この効率化を磨くための研究は不可欠です。
- 直近の出来事
子どもが夏休みの自由研究に時間をかけています。わたしが学生の頃はどんな研究をしたでしょうか。そういえば友人が飼い猫を研究して賞をもらっていたような‥。
